Аннотации в Microsoft Word — отличный способ сообщить пользователю об ошибках и неточностях, внести дополнения в текст или указать, что и как нужно изменить. Эту функцию программы особенно удобно использовать при совместной работе над документами.
Аннотации в Word добавляются в отдельные подписи, которые появляются на полях документа. При необходимости заметки всегда можно скрыть, сделать невидимыми, но удалить их не так-то просто. Прямо в этой статье мы поговорим о том, как делать заметки в Word.
Вставка примечаний в документ
1. Выделите в документе фрагмент текста или элемент, с которым вы хотите связать будущую заметку.
Совет: если комментарий относится ко всему тексту, перейдите в конец документа, чтобы добавить его туда.
2. Перейдите на вкладку «Обзор» и нажмите кнопку «Новая заметка», расположенную в группе «Заметки”.
3. Введите желаемый текст заметки в выносках или в области проверки.
Совет. Если вы хотите ответить на существующую заметку, щелкните ее заголовок, а затем нажмите кнопку «Создать заметку». В появившемся диалоговом окне введите нужный текст.
Изменение примечаний в документе
Если примечания не отображаются в документе, перейдите на вкладку «Обзор» и нажмите кнопку «Показать обзоры», расположенную в группе «Отслеживание”.
1. Щелкните выноску заметки, которую хотите отредактировать.
2. Внесите необходимые изменения в заметку.
Если выноски скрыты в документе или отображается только часть примечания, вы можете отредактировать ее в средстве просмотра. Чтобы показать или скрыть это окно, сделайте следующее:
Нажмите кнопку «Исправления» (ранее «Область проверки»), расположенную в группе «Запись исправлений» (ранее «Трассировка”).
Если вам нужно переместить окно обзора в конец документа или в нижнюю часть экрана, щелкните стрелку рядом с этой кнопкой.
В раскрывающемся меню выберите «Область управления по горизонтали”.
Если вы хотите ответить на комментарий, щелкните его лидер, затем нажмите кнопку «Создать заметку», расположенную на панели быстрого доступа в группе «Комментарии» (вкладка «Обзор”).
Изменение или добавление имени пользователя в примечаниях
При необходимости вы всегда можете изменить указанный логин или добавить новый в свои заметки.
Для этого выполните следующие действия:
1. Откройте вкладку «Обзор» и щелкните стрелку рядом с кнопкой «Исправления» (предыдущая группа «Записывать изменения» или «Отслеживать).
2. В раскрывающемся меню выберите «Сменить пользователя”.
3. Выберите «Настроить”.
4. В разделе «Настройки личного кабинета» введите или измените имя и инициалы пользователя (эта информация будет использована в последующих заметках).
ВАЖНО: введенные имя пользователя и инициалы изменятся для всех приложений Microsoft Office”.
Примечание. Если изменения имени и инициалов пользователя использовались только для их комментариев, они будут применяться только к тем комментариям, которые будут сделаны после изменения имени. Ранее добавленные комментарии обновляться не будут.
Удаление примечаний в документе
Теперь вы знаете, зачем нужны заметки в Word, как их добавлять и редактировать при необходимости. Помните, что в зависимости от версии программы, которую вы используете, названия некоторых элементов (параметров, инструментов) могут отличаться, но их содержание и расположение всегда примерно одинаковы. Изучите Microsoft Office, осваивая новые функции этого программного продукта.